Gestione del tempo

foto di gestione del tempo La gestione del tempo è un modo di organizzare lo spazio temporaneo, con l'obiettivo del suo utilizzo più economico e allo stesso tempo efficiente. La gestione del tempo mira a formare l'attenzione consapevole e il controllo sul tempo impiegato per determinati compiti. Inizialmente, la gestione del tempo veniva utilizzata esclusivamente nella sfera aziendale, ma gradualmente i suoi metodi divennero rilevanti per l'organizzazione e lo spazio personale. I metodi di gestione del tempo consistono in una varietà di tecniche, tra cui l'impostazione iniziale degli obiettivi, la pianificazione delle azioni necessarie, l'assegnazione e la delega di attività e la compilazione di elenchi di priorità.

Gestione del tempo - che cos'è?

Con lo sviluppo delle informazioni e l'accelerazione del ritmo della società, nonché con un aumento dei requisiti per le caratteristiche del lavoro, le persone sono tenute a svolgere volumi crescenti di compiti. I satelliti di questo processo sono spesso scadenze e pressione del tempo. Coloro che resistono a un tale carico esercitando tutta la loro forza e trovando le ultime riserve della psiche sono in stress cronico, sovraccarico nervoso e iperattività dei sistemi mentali, che comporta disturbi neurologici e psicosomatici. Una tecnologia come la gestione del tempo aiuta a far fronte al bilanciamento del carico per ottimizzare le prestazioni.

Il motivo principale dell'emergere della gestione del tempo è un aumento del livello di deficit temporale. Questa è una carenza del periodo di tempo assegnato per la pianificazione per l'esecuzione del lavoro assegnato in connessione con l'organizzazione errata dell'attività da parte del dipendente o della direzione. Le ragioni della mancanza di tempo sono la mancanza di un piano di lavoro, l'inadeguatezza nella valutazione delle capacità di una persona, uno scarso livello di controllo sui bisogni personali, la mancanza o un livello insufficiente di motivazione .

La gestione efficace del tempo si basa su una pianificazione competente, che inizia con un'analisi quotidiana di quali azioni sono state spese, di quanto tempo, che consente di elaborare il piano più adatto. Nella pianificazione, è necessario dividere gli obiettivi stabiliti dalla loro urgenza e includere solo la quantità di attività che una persona può davvero far fronte (non vale la pena pianificare tutto il giorno, è meglio pianificare il 60% delle volte e lasciare il 40% per attività impreviste).

Per obiettivi a lungo termine, un punto importante è la pianificazione al ribasso: un'attività pluriennale è suddivisa in piani annuali, annuali, trimestrali, quindi mensili e giornalieri. Con un cambiamento inatteso delle condizioni, sorge la necessità di ridistribuire i compiti e sollevare la questione della loro priorità.

Gestione del tempo - Gestione del tempo

La pianificazione del tempo include sia la gestione del tempo aziendale sia la gestione del tempo personale. Delle prime regole del campo personale non è lavorare nel tuo tempo libero, provare a completare tutte le questioni di lavoro nel tempo assegnato per questo, ridurre al minimo il tempo dedicato alla vita, pianificare il tuo tempo libero in modo che contenga eventi culturali ed emotivi (concerti, mostre, teatri) oltre che fisico (sport, attività all'aperto). Vale la pena prestare particolare attenzione al tempo libero nel mezzo della settimana lavorativa e riempire almeno una delle serate con lezioni attive, così come il tempo libero in viaggio d'affari, dove vale la pena dedicare diverse ore dedicate alla visita della città.

Le basi della gestione del tempo si basano sulla gestione delle risorse più preziose e non rinnovabili: il tempo. Questa strategia di vita include aspetti teorici, alcune visioni filosofiche, nonché una serie di principi e metodi pratici per strutturare il tuo spazio temporaneo. Naturalmente, senza consapevolezza interna e supporto delle idee sull'uso razionale del tempo, seguire le raccomandazioni pratiche porterà meno efficienza, a causa della mancanza di stabilità nella loro attuazione.

Il nome moderno di questa direzione dello sviluppo personale non riflette il suo aspetto recente. Anche nei tempi antichi, le persone erano interessate alla questione dell'organizzazione più ottimale del proprio essere. I filosofi di quel tempo, che cercavano una maggiore efficienza propria, parlavano dell'impatto della pianificazione delle attività sulla sua produttività e enfatizzavano l'attuazione delle azioni in base alla loro importanza.

Ora ci sono due aree principali: gestione del tempo aziendale e gestione del tempo personale. La società è rilevante nelle grandi aziende, per i manager che pianificano il programma di lavoro dell'intera impresa, ciascun dipartimento e i compiti di una determinata persona. A tal fine, il responsabile classifica il grado di significatività delle attività correnti e determina le scadenze per il completamento, nonché il numero di attività da assegnare al dipendente e controlla l'implementazione.

Per la gestione del tempo aziendale - gestione del tempo, è caratteristico monitorare i costi del tempo per un'ulteriore pianificazione del programma. È anche importante impostare più attività contemporaneamente per un giorno, questo impedisce il ristagno di attività se una delle attività non può essere completata in un determinato periodo di tempo per motivi tecnici.

La gestione del tempo personale riguarda una persona individuale e può influenzare sia il suo campo professionale sia le aree del tempo personale, dello sviluppo e delle relazioni. La gestione del tempo personale è rilevante quando il panico ha pensato che "non ho tempo" ti gira nella testa sempre più spesso. Se non hai ancora bisogno dell'aiuto di specialisti seri, ma senti che stai esaurendo l'energia, sei costantemente sfinito e non riesci a vedere il divario, allora è tempo di prestare attenzione alla tua interazione nel tempo. La gestione del tempo ti aiuterà a stabilirne l'uso, ma prima di seguire le raccomandazioni pratiche, fai una pausa e determina ciò che stai cercando internamente, quali sono i tuoi veri obiettivi. Con una mancanza di motivazione e seguendo gli obiettivi di qualcun altro, la pianificazione competente, ovviamente, migliorerà la situazione, ma i tuoi occhi non si illumineranno e la motivazione ispiratrice non apparirà. La principale garanzia di successo e il rapido superamento degli obiettivi prefissati è il piacere ricevuto dal processo di attuazione e completamento.

Le basi della gestione del tempo possono ridurre l'esaurimento delle riserve mentali e aumentare la produttività non a causa dell'applicazione di più forze, ma mediante la loro corretta distribuzione.

La gestione del tempo non ha lo scopo di lavorare di più, di più o di sempre. Questo metodo riguarda il modo di lavorare in modo efficace, in modo da avere la forza e l'ispirazione per vivere e sviluppare aree personali che sono fondamentali per la normale autocoscienza della persona. La pianificazione iniziale ti consente di risparmiare fino a dieci minuti risparmiando intere ore, che potrai successivamente trascorrere con piacere.

Una gestione efficace del tempo non è qualcosa di trascendentale, richiede competenze e formazione specifiche, ma inizia aggiungendo le attività pianificate all'elenco: scrivere su un quaderno, mettere al telefono, utilizzare applicazioni speciali, ma gli obiettivi necessari dovrebbero essere fissati. Questo elenco deve essere visualizzato e verificato per pertinenza, modificato durante il giorno in conformità con i nuovi obiettivi emergenti e un cambiamento di priorità. Ogni attività dovrebbe avere scadenze fisse, il momento di iniziare l'esecuzione. Il metodo psicologico per stimolare ulteriori attività sarà la marcatura o l'attraversamento di elementi completati.

La gestione del tempo aiuta a gestire il tempo, rendendo la vita più ricca di eventi, produttiva e confortevole.

Regole di gestione del tempo

È impossibile restituire, allungare o arrestare il tempo, tuttavia, è possibile controllarlo modificando la saturazione dell'utilità degli eventi che si verificano in un singolo periodo di tempo.

Oltre all'applicazione delle tecniche di gestione del tempo, che verranno discusse più dettagliatamente di seguito, è necessario monitorare l'organizzazione della propria vita. Ad esempio, mantenendo l'ordine e la struttura nell'area di lavoro si risparmia tempo nella ricerca del documento, della cartella o di qualcos'altro necessari. L'organizzazione dell'area di lavoro è il punto in cui iniziare a ottimizzare le proprie attività. Fai del tuo meglio per assicurarti che l'ambiente che ti circonda contribuisca alla tua produttività, ispiri e ti faccia desiderare di essere attivo. Ottieni dispositivi di aiuto (è stupido usare una macchina da scrivere quando hai un laptop), mantieni l'ordine ogni giorno (è più facile che raccogliere macerie una volta ogni sei mesi).

Siamo più efficaci quando siamo in buone condizioni. Pertanto, è necessario prendersi cura di mantenere la salute e la capacità lavorativa del corpo fornendo risorse per rifornire di energia e riposo. È importante essere in grado di fermarsi in tempo, ammettere che non si sarà in grado di rifare tutte le cose, anche se si smette di mangiare e dormire. Il lavoro sull'esaurimento non porterà a risultati corretti e il corpo prenderà comunque comunque le risorse spese, a causa di malattia o depressione . In primo luogo dovresti sempre stare in piedi, cari persone e relazioni, e poi momenti di lavoro. Quindi, fissa un programma e rilassati, bevi vitamine e dormi su un comodo cuscino.

Quando pianifichi le tue attività future, considera le tue caratteristiche individuali e i bioritmi e non seguire gli esempi della giornata di qualcuno. Bene, non vale la pena per i "gufi" di nominare le cose al mattino che richiedono la massima concentrazione o velocità, così come è meglio che le allodole scarichino la loro serata da riunioni responsabili. Prendi in considerazione le caratteristiche della tua vita, e in particolare quei momenti in cui sei impegnato ad aspettare (svolta, strada, arrivo in ritardo di un'altra persona). In questo momento, che molte persone sprecano, puoi svolgere parte di alcune attività, ad esempio leggere un libro o un articolo, pianificare domani, effettuare un paio di chiamate, rispondere ai messaggi, legare una sciarpa e così via.

Siate creativi in ​​tutto: ponetevi l'obiettivo di trovare le massime opportunità per completare nuove attività. All'inizio sarà difficile, ma quando diventerà uno stile di vita, noterai che l'esecuzione di azioni automatiche può includere un'altra attività (ascolta un audiolibro mentre rimuovi o fai un paio di chiamate mentre stampi un documento).

Pianifica - per il giorno, per l'anno, per la vita e cerca di completare gli articoli. Scegli l'attività più importante per oggi e inizia immediatamente la sua implementazione. L'attività pianificata dovrebbe essere svolta immediatamente, perché più si tira con l'inizio, più difficile sarà iniziare in seguito e più la situazione peggiorerà.

Molto spesso, durante la pianificazione, abbiamo una buona idea di come apparirà l'inizio dell'attività, ma pianificare la fine non è meno importante. Ciò include parametri quali la quantità di tempo necessaria per completare l'attività, l'aspetto del risultato finale, in quali casi si interrompe il lavoro indipendentemente dal risultato e in cui si cambia la direzione dell'attività o si regolano i dettagli.

Determinare il significato, il tempo e la capacità di mettere insieme compiti necessari e improvvisi, come le figure di tetris, sono qualità insostituibili della gestione del tempo, la cui attuazione richiede plasticità e prontezza per i cambiamenti mantenendo la direzione generale del movimento.

Gestione del tempo - come fare tutto?

Il desiderio di gestire tutto è irto di nevrosi , depressione e esaurimenti nervosi , poiché non una sola persona è in grado di gestire tutto. Questo è come un desiderio che piace a tutti - abbastanza comprensibile, ma non realmente fattibile. È necessario esaminare la situazione in modo obiettivo, valutandone le capacità, i bisogni, le capacità e i compiti. E scegliere ciò che è più importante per essere in grado almeno di fare questo, e non essere spruzzato su tutti i tipi di attività, perdendo così il raggiungimento di cose molto specifiche. Possiamo fare quello che possiamo. Ora devi scoprire di cosa si tratta.

Come fare tutto? La gestione del tempo può aiutare in questo. Per cominciare, vale la pena togliere gran parte della realtà inappropriata della responsabilità e abbandonare la soluzione di alcuni problemi. Un punto importante non è quello di rimandare per un tempo indefinito, ma di rifiutare (nella prima versione, il compito non completato ti spingerà moralmente tutto il tempo, nel secondo avrai libertà e tempo). Dai compiti del tuo quaderno puoi cancellare che in un modo o nell'altro verranno risolti senza il tuo intervento (interruzione di corrente nell'area, aiuto a tutte le donne anziane per le strade, ricerca di lavoro per gli amici - tutto ciò che è al di fuori delle tue responsabilità).

I casi rimanenti esaminano la possibilità di delega. Dopotutto, non tutte le azioni devono essere eseguite da soli. Il progetto dell'autore, andare dal medico, fare la presentazione è tuo, ma puoi chiedere a un amico che va dall'altra parte, lasciare che il collega, che passa tutto il tempo su Internet, ordinare la cartoleria e ordinare al corriere di consegnare il regalo. Per te, lascia anche quelle domande che puoi delegare, ma se le fai tu stesso, svilupperà alcune tue abilità importanti. Questo modulo trascorrerà il tuo tempo ora, ma ti consentirà di salvarlo in futuro, e forse non solo tempo, ma anche risorse materiali (perché se impari a cambiare tu stesso la ruota, in futuro risparmierai sui servizi di un carro attrezzi e un servizio di auto, e spenderai anche tempo utile spesi nelle loro aspettative).

Scartando il superfluo, rimane un elenco molto specifico di casi che possono influire direttamente sulla tua vita e che sono nella tua area di responsabilità. Soddisfa tutte le istruzioni del capo, trova il tempo di fare le proprie idee pur riposando. Tutto ciò può essere fatto se segui le regole della gestione del tempo, che iniziano con l'elaborazione del tuo programma. Questo vale sia per le otto ore standard di lavoro in ufficio, sia per i liberi professionisti che gestiscono completamente il loro tempo. Il primo dovrebbe essere quello di pianificare il proprio lavoro in modo che possa essere completato durante l'orario di lavoro e non essere portato a casa; il secondo, in modo che il lavoro generalmente avvenga e venga eseguito regolarmente.

Seguendo le regole di base della gestione del tempo, è necessario stabilire le priorità e iniziare con l'implementazione delle più importanti. Rimandare le attività secondarie per il tempo rimanente oppure è possibile eseguirle tra quelle importanti (ad esempio, durante un viaggio da una riunione all'altra è possibile pagare le bollette, chiamare un amico o visualizzare un feed di notizie). Cerca di svolgere gli affari selezionati in modo coerente, senza essere distratto da compiti secondari e distrazioni associate. Il modo più efficace è quello di riprendere solo una cosa e finirla, quindi procedere solo alla seconda. Altrimenti, corri il rischio di non avere il tempo di rispettare le scadenze con diversi progetti contemporaneamente, aumentare il tuo livello di stress emotivo e anche ridurre l'efficienza a causa del costante passaggio tra compiti diversi.

La gestione del tempo include la capacità di ridurre al minimo le distrazioni: puoi parlare con i dipendenti all'ora di pranzo, con la famiglia dopo il lavoro. Chiudi i social network e distratti dalla visione di video divertenti: queste impercettibili distrazioni minori richiedono la maggior parte del tempo. Organizzare lo spazio in modo che sia favorevole al lavoro: prendersi cura di una buona illuminazione, mobili confortevoli, la presenza solo degli accessori necessari; se lavori a casa, rimuovi dalla vista i cuscini-tazze-giocattoli e altre cose seducenti, crea un ambiente di lavoro. Filtra le informazioni che ti arrivano. Il cervello non distingue quanto siano importanti e utili le informazioni provenienti dall'esterno, le analizza, le elabora, le ricorda, spende le sue riserve. Non caricare la testa con informazioni inutili, impostare filtri nei social network, abbonamenti e altre risorse di notizie. Trascorrere un'ora o due su questo ti farà risparmiare tempo nella visualizzazione dell'intera gamma di informazioni e manterrà la tua percezione fresca.

La regola di base della gestione del tempo è organizzare correttamente la tua vacanza. Ricorda che durante la giornata lavorativa ci dovrebbero essere brevi pause di 15-30 minuti per cambiare attività e mantenere le prestazioni, nonché una grande pausa pranzo. Prenditi cura del tempo libero serale e del fine settimana, pianifica la tua vacanza - tutti i tipi di attività ricreative dovrebbero portarti nuove emozioni ed essere basati sul principio del cambiamento di attività e condizioni. Una persona caricata con lo stesso tipo di attività si stanca rapidamente, i processi mentali vengono soppressi e l'interesse per ciò che sta accadendo viene perso, quindi se non c'è spazio per la diversità nella tua attività lavorativa, il tuo compito è diversificare il tempo libero e le pause il più possibile.

Come fare tutto? La gestione del tempo dice di essere in tempo di più e l'ultima tecnica dell'ultimo giorno aiuta a scartare questioni non importanti. Immagina di avere ancora un giorno da vivere, su cosa lo spenderesti? Approssimativamente con questa sensazione vale la pena svegliarsi e sforzarsi di vivere, facendo ciò che è necessario il più rapidamente possibile per essere più in tempo. Dopotutto, non ripristinerai il tempo, non lo comprerai in farmacia.

Pianifica in anticipo un elenco di attività imminenti, quindi il giorno successivo vedrai dove stai andando. Impegnarsi costantemente nell'adeguamento dell'elenco: l'eliminazione dei punti espressi motiva in modo significativo e la riorganizzazione o l'aggiunta di nuovi riflette la situazione attuale.

Cerca la motivazione e fai le cose che ti interessano. Le attività che non hanno un interesse personale sembreranno difficili, l'implementazione richiederà molti sforzi. Pertanto, è così importante trovare per te motivazione esterna o interna, il tuo senso personale delle azioni eseguite. Una persona che ha la propria missione e una persona che fa semplicemente quello che dicono nella stessa posizione nelle stesse condizioni si sentiranno diverse e avranno un'efficacia diversa.

Principi di gestione del tempo

La gestione del tempo ha una serie di tecniche e principi, la conoscenza e l'uso dei quali aiutano a strutturare il tuo tempo. Il punto chiave nella gestione del tempo è determinare la priorità delle attività, che aiuta ulteriormente a pianificare o delegare in modo efficace. Il compito di massima priorità con le conseguenze negative più significative viene sempre messo al primo posto e il resto viene eseguito solo dopo la sua attuazione.

Per distribuire gli obiettivi in ​​base alla loro importanza, è adatto un metodo abbastanza semplice di ABBGD, in cui alla lettera A sono assegnati i casi più importanti e quindi per ridurre il grado di importanza. Di solito, le cose che rientrano nella categoria D possono essere eliminate dal tuo elenco di attività o eseguite in presenza di tempo libero, forza interna e desiderio. Nel caso dello stesso grado di danno quando non vengono eseguite più attività, vengono assegnate le categorie A1, A2 e successive. E vengono eseguiti in conformità con i loro numeri, pur mantenendo una sequenza rigorosa e il principio di eseguire il compito successivo dopo aver completato quello precedente. Qui viene attivata la legge dell'efficacia forzata, perché per fare assolutamente tutto, la vita non è sufficiente, ma la cosa più importante può essere fatta, a condizione che ti concentri sull'attività prescelta. Scegli il più redditizio, redditizio, sostanziale e concentra i tuoi sforzi su questa attività.

I metodi di gestione del tempo sono vari e concentrarsi sulla cosa principale è uno di questi. È possibile sistematizzare i casi classificati utilizzando il principio Eisehauer, in cui tutti i compiti sono divisi in quattro gruppi e hanno strategie di soluzione corrispondenti ottimali per ciascun gruppo. I compiti prioritari su cui focalizzare tutta la tua attenzione sono urgenti e importanti, molto spesso la mancata esecuzione di tali azioni porta i risultati più disastrosi. Naturalmente, le questioni importanti e urgenti possono essere posticipate di qualche tempo, ma è prudente assegnare loro un certo periodo di tempo, poiché il costante rinvio di questioni importanti le rende urgenti e il volume della prima categoria aumenta, il che crea un carico inutile. Questioni urgenti e non importanti: quei compiti che ti rubano costantemente il tempo, distraggono da questioni importanti. Cerca di minimizzare il loro numero o delegare il più possibile agli altri. I casi non urgenti e non importanti possono essere affidati a qualcun altro o non eseguiti.

Il principio "mangia una rana al mattino" è nato dalla parabola secondo cui se hai bisogno di mangiare una rana quel giorno, allora è meglio mangiarla al mattino e non essere tormentata per il resto della giornata, è improbabile che ti succeda qualcosa di peggio. La rana in questa versione viene confrontata con la presenza di una cosa spiacevole, il cui rinvio aumenterà il tuo stress emotivo, avvicinando le conseguenze negative. In tali casi, vale la pena agire in modo deciso e senza indugio - fare il necessario il prima possibile e rapidamente. Queste sono situazioni in cui vi è una chiamata a un cliente che non ti piace o una spiegazione di verità comuni a un subordinato o il licenziamento di una persona. Iniziando il tuo lavoro per sbarazzarti di tali "rane" ti fornisci un atteggiamento positivo e un senso di vittoria per il resto della giornata.

Il principio di "no" educato alla gestione del tempo aiuta a risparmiare molto tempo. Esercitati a rifiutare le richieste che non fanno parte delle tue attività prioritarie o responsabilità lavorative. Fai attenzione, non rifiutare la persona, ma l'attività proposta. Determina da solo, rifiutando quali azioni improduttive, puoi risparmiare molto tempo. Può trattarsi di pause costanti e caffè con i colleghi, discussione sugli ultimi pettegolezzi e notizie, conversazioni telefoniche non legate al lavoro, prestazioni del lavoro di qualcun altro. A casa, può essere inutile visualizzare offerte pubblicitarie, cambiare canale, scorrere un feed social o soddisfare le infinite richieste dei vicini. Impara a rifiutare, rispettando la persona e il tuo tempo.

La regola del "cavallo e carrozza" nel trovare l'armonia tra la necessità di adempiere e la possibilità di riposo, che può essere regolata monitorando costantemente l'elenco dei compiti necessari. È possibile che alcune delle tue azioni abituali e persino automatiche non siano più pertinenti o formali e che alcuni tipi di attività abbiano ottenuto nel tempo una forma di implementazione più conveniente (una riunione personale dall'altra parte della città può essere sostituita con Skype, inviando singole lettere con l'invio). Osservando costantemente tali cambiamenti, non solo puoi caricare il "carro" con nuove responsabilità, ma anche sbarazzarti di vecchi e inutili in modo da non sovraccaricarti in uno stato in cui è impossibile muoversi.

Il principio della gestione del tempo "mangiare un elefante" è un nome condizionale per le situazioni in cui un compito globale deve essere risolto. Molto spesso, tali obiettivi vengono prolungati nel tempo e non vengono raggiunti in un mese, richiedono un costante investimento di energia e i risultati, che soddisferanno la loro presenza, non appariranno presto. Per tali "elefanti" di grandi dimensioni è opportuno dividerli in sottoattività ("pezzi che possono essere mangiati alla volta"). Pianifica una grande impresa in più fasi che hanno il loro fine logico, quindi il completamento visibile di uno stimolerà l'implementazione del successivo. Il principio è conveniente non solo per grandi progetti, ma anche per progetti a lungo termine. I compiti dovrebbero essere suddivisi da più grandi a più piccoli fino a quando il principio diventa chiaro e trasparente e i compiti stessi cessano di provocare stupore con la loro vastità.

Il principio del "formaggio svizzero" è in qualche modo simile al "mangiare un elefante", la differenza è che l '"elefante sta mangiando", tuttavia in una certa sequenza, che ha la sua logica e necessità, mentre nel "mangiare il formaggio" puoi muoverti in modo casuale e inizia o continua dal luogo che è più conveniente o facilmente accessibile per te ora.

L'applicazione di questi metodi è di per sé abbastanza efficace, ma potrebbe richiedere un adattamento creativo, poiché per una situazione potrebbe richiedere l'uso di diverse tecniche e dovrebbe anche essere distinta per risolvere quali problemi quali metodi sono più efficaci.

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2 commenti su Gestione del tempo

  1. Non ho capito bene l'applicazione dei principi della gestione del tempo per un libero professionista solitario.
    Forse se ci penso per un po ', qualcosa diventerà più chiaro, ma non c'è tempo per i pensieri.
    scadenza e pressione del tempo sono la stessa cosa?

  2. Voglio partecipare a tutti i corsi di formazione.

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